În Monitorul Oficial nr. 589 din 18 iulie 2019 a fost publicată legea nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative.
Avocații, precum și celelalte categorii de entități raportoare, se conformează obligațiilor ce le revin potrivit prezentei legi, în termen de 180 de zile de la data intrării în vigoare a acesteia (art. 60, alin. 3).
I. ENTITĂȚILE RAPORTOARE
Art. 5 alin (1) prevede că „Intră sub incidența prezentei legi următoarele entități raportoare:
Lit. f notarii publici, avocații, executorii judecătorești și alte persoane care exercită profesii juridice liberale, în cazul în care acordă asistență pentru întocmirea sau perfectarea de operațiuni pentru clienții lor privind:
▪ cumpărarea ori vânzarea de bunuri imobile, acțiuni sau părți sociale ori elemente ale fondului de comerț,
▪ administrarea instrumentelor financiare, valorilor mobiliare sau a altor bunuri ale clienților,
▪ operațiuni sau tranzacții care implică o sumă de bani sau un transfer de proprietate,
▪ constituirea sau administrarea de conturi bancare, de economii ori de instrumente financiare,
▪ organizarea procesului de subscriere a aporturilor necesare constituirii, funcționării sau administrării unei societăți;
▪ constituirea, administrarea ori conducerea unor astfel de societăți, organismelor de plasament colectiv în valori mobiliare sau a altor structuri similare,
▪ precum și în cazul în care participă în numele sau pentru clienții lor în orice operațiune cu caracter financiar ori vizând bunuri imobile.
II. RAPORTAREA TRANZACȚIILOR CĂTRE OFICIUL NAȚIONAL DE PREVENIRE ȘI COMBATERE A SPĂLĂRII BANILOR („ONPCSB”)
Avocații în calitate de entități raportoare au obligația de a raporta (i) tranzacțiile suspecte și (ii) tranzacțiile în numerar în lei sau în valută a căror limită reprezintă echivalentul în lei a 10.000 euro.
A. Obligația de a raporta tranzacțiile suspecte subzistă în condițiile în care entitățile raportoare cunosc, suspectează sau au motive rezonabile să suspecteze că:
a) bunurile provin din săvârșirea de infracțiuni sau au legătură cu finanțarea terorismului; sau
b) persoana sau împuternicitul/reprezentantul/mandatarul acesteia nu este cine pretinde a fi; sau
c) informațiile pe care entitatea raportoare le deține pot folosi pentru impunerea prevederilor prezentei legi; sau
d) în orice alte situații sau cu privire la elemente care sunt de natură să ridice suspiciuni referitoare la caracterul, scopul economic sau motivația tranzacției, cum ar fi existența unor anomalii față de profilul clientului, precum și atunci când există indicii că datele deținute despre client ori beneficiarul real nu sunt reale sau de actualitate, iar clientul refuză să le actualizeze ori oferă explicații care nu sunt plauzibile.
Transmiterea raportului se face înainte de efectuarea oricărei tranzacții aferente clientului care are legătură cu suspiciunea raportată.
B. Obligația de a raporta tranzacțiile în numerar în lei sau în valută include și operațiunile a căror valoare este fragmentată în tranșe mai mici decât echivalentul în lei a 15.000 euro, care au elemente comune cum ar fi: părțile tranzacțiilor, inclusiv beneficiarii reali, natura sau categoria în care se încadrează tranzacțiile și sumele implicate.
Raportul se transmite în cel mult 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacției.
În prezent nu au fost adoptate norme cu privire la forma și conținutul rapoartelor precum și metodologia de transmitere a acestora, urmând a se adopta prin ordin al președintelui ONPCSB.
Însă pe site-ul ONPCSB sunt publicate formulare cu privire la raportarea tranzacțiilor suspecte precum și a tranzacțiilor în numerar și se pot transmite în format electronic după obținerea contului și parolei de la ONPCSB.
Etapele obținerii unui cont în Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD):
i. Accesarea Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD) la adresa https://raportare.onpcsb.ro;
ii. Completarea datelor în pagina de înregistrare;
iii. Tipărirea și salvarea formularului generat, conținând solicitarea de alocare a unui cont de utilizator;
iv. Transmiterea la ONPCSB a formularului semnat și ștampilat, în original prin poștă, curier sau depunere la registratură;
v. Comunicarea de către ONPCSB a parolei de acces prin unul din modurile de mai jos:
· Predare personală către reprezentantul care depune la registratură solicitarea, în baza unei împuterniciri și a documentului de identitate;
· prin poștă.
OBSERVATIE:
Avocații în calitate de entități raportoare au obligația de a transmite un raport de tranzacții suspecte numai în măsura în care nu sunt avute în vedere informațiile pe care acestea le primesc de la unul dintre clienții lor sau le obțin în legătură cu aceștia în cursul evaluării situației juridice a clientului în cadrul unor proceduri judiciare sau al îndeplinirii obligației de apărare sau de reprezentare a clientului în proceduri judiciare sau în legătură cu aceste proceduri, inclusiv de consiliere juridică privind inițierea sau evitarea procedurilor, indiferent dacă aceste informații sunt primite sau obținute înaintea procedurilor, în timpul acestora sau după acestea.
Excepția de mai sus nu se aplică în condițiile în care entitățile raportoare nu cunosc faptul că activitatea de consiliere juridică este furnizată în scopul spălării banilor sau al finanțării terorismului sau atunci când știu că un client dorește consiliere juridică în scopul spălării banilor sau al finanțării terorismului.
III. DESEMNAREA PERSOANELOR RESPONSABILE
Entitățile raportoare au obligația de a desemna una sau mai multe persoane care au responsabilități în aplicarea prezentei legi, cu precizarea naturii și limitelor responsabilităților încredințate, ale căror nume vor fi comunicate Oficiului, exclusiv în format electronic, prin canalele puse la dispoziție de către acesta (art.23 alin.1)
Desemnarea unei persoane în relația cu Oficiul, se realizează exclusiv în format electronic, prin accesarea site-ului instituției – rubrica ”Desemnare persoană și raportare on-line” – subrubrica ”Desemnare persoană și raportare on-line” și parcurgerea etapelor în vederea obținerii unui cont în Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD) – precizare aflată pe pagina ONPCSB.
OBSERVATIE:
Persoanele fizice ce au calitatea de entitate raportoare, precum și entitățile raportoare prevăzute la art. 5 alin. (1) lit. i) din Legea nr. 129/2019 NU au obligația de a desemna o persoană în relația cu Oficiul. Entitățile raportoare care au desemnat una sau mai multe persoane în relația cu Oficiul înaintea intrării în vigoare a Legii nr. 129/2019 sau care nu mai au dovada transmiterii documentului privind desemnarea persoanei vor transmite informațiile în temeiul Legii nr. 129/2019, exclusiv în format electronic, prin parcurgerea etapelor în vederea obținerii unui cont în Sistemul Electronic de Transmisie Date (SETD) – precizare aflată pe pagina ONPCSB.
Obligația prevăzută la art. 23 alin. (1) din Legea nr. 129/2019, de desemnare a unei persoane în relația cu Oficiul, trebuie îndeplinită de însăși entitatea căreia îi revine respectiva obligație, și nu de către auditorul, expertul contabil, contabilul autorizat, cenzorul sau persoana care îi acordă consultanță fiscală, financiară, de afaceri sau contabilă – precizare aflată pe pagina ONPCSB; deși precizarea are în vedere alte categorii de entități, rațiunea este aplicabilă și în cazul avocaților.
IV. MĂSURI DE CUNOAȘTERE A CLIENTELEI/DOCUMENTE NECESARE A FI ATAȘATE CONTRACTULUI DE ASISTENȚĂ JURIDICĂ
Entitățile raportoare sunt obligate să aplice măsuri standard de cunoaștere a clientelei care să permită:
a) identificarea clientului și verificarea identității acestuia pe baza documentelor, datelor sau informațiilor obținute din surse credibile și independente, inclusiv prin mijloacele de identificare electronică prevăzute de Regulamentul (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European și al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE;
b) identificarea beneficiarului real și adoptarea de măsuri rezonabile pentru a verifica identitatea acestuia, astfel încât entitatea raportoare să se asigure că a identificat beneficiarul real, inclusiv în ceea ce privește persoanele juridice, fiduciile, societățile, asociațiile, fundațiile și entitățile fără personalitate juridică similare, precum și pentru a înțelege structura de proprietate și de control a clientului;
c) evaluarea privind scopul și natura relației de afaceri și, dacă este necesar, obținerea de informații suplimentare despre acestea;
d) realizarea monitorizării continue a relației de afaceri, inclusiv prin examinarea tranzacțiilor încheiate pe toată durata relației respective, pentru ca entitatea raportoare să se asigure că tranzacțiile realizate sunt conforme cu informațiile deținute referitoare la client, la profilul activității și la profilul riscului, inclusiv, după caz, la sursa fondurilor, precum și că documentele, datele sau informațiile deținute sunt actualizate și relevante.
Pentru identificarea beneficiarului real, noua legislație prevede obligația societăților care au obligația de a se înregistra în Registrul Comerțului precum și asociațiilor și fundațiilor de a depune o declarație prin care identifică beneficiarul real.
Avocații au obligația verificării identității clientului și a beneficiarului real înainte de stabilirea unei relații de afaceri sau de desfășurarea tranzacției ocazionale, iar dacă nu sunt în măsură să aplice măsurile de cunoaștere a clientelei, aceștia nu trebuie să deschidă contul, să inițieze ori să continue relația de afaceri sau să efectueze tranzacția ocazională și trebuie să întocmească un raport de tranzacție suspectă în legătură cu clientul respectiv, ori de câte ori există motive de suspiciune, care va fi transmis ONPCSB.
Entitățile raportoare aplică măsurile de cunoaștere a clientelei nu numai tuturor clienților noi, ci și clienților existenți, în funcție de risc, inclusiv atunci când circumstanțele relevante privind clientul se schimbă.
A. Documentele necesare a se atașa Contractului de asistență juridică sunt:
1. Pentru persoane fizice
▪ carte de identitate / pașaport
2. Pentru persoane juridice
(i) pentru identificarea acesteia se atașează
▪ actul constitutiv sau certificatul de înmatriculare;
▪ documentul care atestă puterile de reprezentare a persoanei care semneaza contractul de asistență juridică (dacă este reprezentant legal de obicei este suficient actul constitutiv sau extras recom).
(ii) Pentru identificarea beneficiarului real se va atașa
▪ documentul de la Registrul Comerțului (extras recom pentru societățile care și-au declarat beneficiarul real, după operaționalizarea accesului de către Registrul Comerțului).
▪ documentul (extras) de la Registrul central organizat la nivelul Ministerului Justiției pentru asociații și fundații (după operaționalizarea accesului de către Ministerul Justiției);
▪ documentul (extras) de la Registrul central organizat la nivelul Agenției Naționale de Administrare Fiscală în cazul fiduciilor (după operaționalizarea accesului de către ANAF).
▪ Având în vedere că pentru societățile înființate anterior iulie 2019, obligația de a depune declarația cu privire la beneficiarul real expiră în iulie 2020, pentru acestea se va atașa (a) documente oficiale în care sunt reflectate structura corporativă a persoanei juridice (de exemplu, extrase recom pentru fiecare asociat până când se descoperă beneficiarul real), (b) documente care atestă identitatea beneficiarului real – carte de identitate/pașaport.
Se va atașa totodată o informare generală cu privire la obligațiile legale care le revin entităților raportoare în temeiul prezentei legi atunci când prelucrează date cu caracter personal în scopul prevenirii spălării banilor și a finanțării terorismului .
B. Păstrarea documentelor
În cazul clienților persoane juridice străine se va solicita o traducere în limba română a documentelor menționate mai sus. Pentru identitate de rațiune și documentele persoanelor fizice vor fi traduse, având în vedere că pot fi solicitate de ONPCSB în cadrul unui control iar în relația cu autoritățile documentele se furnizează în limba română.
Documentele menționate mai sus se vor păstra în format letric (pe suport de hârtie) sau în format electronic, într-o formă admisă în procedurile judiciare, toate înregistrările obținute prin aplicarea acestor măsuri, cum ar fi copii ale documentelor de identificare, monitorizărilor și verificărilor efectuate, inclusiv informațiilor obținute prin mijloacele de identificare electronică necesare pentru respectarea cerințelor de cunoaștere privind clientela, pentru o perioadă de 5 ani de la data încetării relației de afaceri cu clientul ori de la data efectuării tranzacției ocazionale.
Atunci când se impune extinderea perioadei de păstrare a documentelor, în scopul de a preveni, depista sau investiga activitățile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului, entitățile raportoare sunt obligate să prelungească termenul de păstrare de 5 ani cu perioada indicată de autoritățile competente, fără ca această prelungire să poată depăși 5 ani.
Totodată legea prevede și păstrarea documente justificative și evidențe ale tranzacțiilor, constând în fișe de cont sau corespondență comercială, necesare pentru identificarea tranzacțiilor, inclusiv rezultatele oricărei analize efectuate în legătură cu clientul, de exemplu solicitările pentru a stabili istoricul și scopul tranzacțiilor complexe, neobișnuit de mari. Aceste documente pot fi originale sau copii admise în procedurile judiciare și trebuie păstrate pentru o perioadă de 5 ani de la data încetării relației de afaceri cu clientul ori de la data efectuării tranzacției ocazionale. După expirarea perioadei de păstrare a documentelor de 5 ani sau mai mare (ȋn condițiile arătate mai sus) există obligația de a șterge datele cu caracter personal, cu excepția situațiilor în care alte dispoziții legale impun păstrarea în continuare a datelor.
V. OBLIGAȚIA PRIVIND PACHETUL DE POLITICI ŞI NORME INTERNE, MECANISME DE CONTROL INTERN ŞI PROCEDURI DE ADMINISTRARE A RISCURILOR
Corespunzător naturii și volumului activității desfășurate și având în vedere reglementările, cerințele prudențiale și instrucțiunile sectoriale emise de autoritățile competente, entitățile raportoare stabilesc politici și norme interne, mecanisme de control intern și proceduri de administrare a riscurilor de spălare a banilor și de finanțare a terorismului, care includ cel puțin următoarele elemente:
a. măsuri aplicabile în materie de cunoaștere a clientelei;
b. măsuri aplicabile în materie de raportare, păstrare a evidențelor și a tuturor documentelor conform cerințelor din prezenta lege și de furnizare promptă a datelor la solicitarea autorităților competente;
c. măsuri aplicabile în materie de control intern, evaluare și gestionare a riscurilor, managementul de conformitate și comunicare;
d. măsuri aplicabile în materie de protecție a personalului propriu implicat în procesul de aplicare a acestor politici, împotriva oricăror amenințări ori acțiuni ostile sau discriminatorii;
e. instruirea și evaluarea periodică a angajaților.
Entitățile raportoare aprobă și monitorizează politicile, normele interne, mecanismele și procedurile prevăzute mai sus la nivelul conducerii de rang superior.
Potrivit legii conducere de rang superior înseamnă orice persoană care deține cunoștințe suficiente privind expunerea entității la riscul de spălare a banilor și de finanțare a terorismului și care ocupă o funcție suficient de înaltă pentru a lua decizii cu efect asupra acestei expuneri, fără a fi necesar să fie întotdeauna un membru al organului colectiv de conducere și administrare.
*
În ceea ce privește emiterea de către UNBR a reglementărilor sectoriale în vederea aplicării dispozițiilor Legii 129/2019, conducerea UNBR a inițiat un dialog cu ONPCSB, Oficiul comunicând faptul că, având în vedere ca la nivelul acestei instituții s-au organizat mai multe grupuri de lucru pentru implementarea noilor dispoziții, este posibil ca reuniunea de lucru să aibă loc luna ianuarie 2020 (atașăm răspunsul Oficiului la adresele UNBR).
Invităm avocații să semnaleze UNBR, la adresa de email spalareabanilor@unbr.ro orice probleme privind interpretarea și aplicarea Legii nr. 129 din 11 iulie 2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, acestea urmând a fi clarificate în dialogul instituțional cu conducerea ONPCSB.
Av. Dr. Traian C. Briciu
Președintele UNBR
